Werk maken van vrije tijd

Privacy Wetgeving ZKA Consultants & Planners BV

ZKA Consultants & Planners, gevestigd aan Brugstraat 1a, 5211VS te ‘s-Hertogenbosch, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

ZKA Consultants & Planners BV, Brugstraat 1a, 5211VS te ‘s-Hertogenbosch 088-2100250 (www.zka.nl). W. Vaessen is de Functionaris Gegevensbescherming van ZKA Consultants & Planners BV. Hij is te bereiken via w.vaessen@zka.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

ZKA Consultants & Planners BV verwerkt uw persoonsgegevens doordat Opdrachtgever gebruik maakt van onze diensten en/of omdat Opdrachtgever deze zelf aan ons verstrekt. 

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken

  • Voor- en achternaam
  • Telefoonnummer (zakelijk)
  • E-mailadres (zakelijk)
  • Foto van opdrachtgever
  • Legitimatie van opdrachtgever 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

ZKA Consultants & Planners BV verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van Opdrachtgever: Burgerservicenummer (BSN) alleen indien deze zakelijk van belang is en van toepassing is zoals bijvoorbeeld in een aanbesteding. 

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

ZKA Consultants & Planners BV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Verzenden van onze nieuwsbrief
  • Opdrachtgever te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Voor het uitoefenen van een zakelijke overeenkomst waarbij Opdrachtgever betrokken is als onderdeel van de (mogelijke) opdracht. 

Geautomatiseerde besluitvorming

ZKA Consultants & Planners BV neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ZKA Consultants & Planners BV) tussen zit.

ZKA Consultants & Planners BV maakt geen gebruik van geautomatiseerde systemen waarbij uw persoonsgegevens zonder of met personeelsleden van Seinpost Adviesbureau BV gedeeld worden met derden.

ZKA Consultants & Planners BV maakt gebruik van “in de Cloud”. Opgeslagen gegevens worden dus niet lokaal, maar in de Cloud bewaard. ZKA Consultants & Planners BV heeft met haar leverancier hiervan duidelijke afspraken gemaakt over de beveiliging hiervan. 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

ZKA Consultants & Planners BV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: 

(Categorie) persoonsgegevens: Bewaartermijn, zolang zakelijk van toepassing is of kan zijn. Personalia: Bewaartermijn, zolang zakelijk van toepassing is of kan zijn. E-mail adres: Bewaartermijn, zolang zakelijk van toepassing is of kan zijn.                        

Delen van persoonsgegevens met derden

ZKA Consultants & Planners BV verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met Opdrachtgever of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Deze bewerkersovereenkomst is vernoemd in onze algemene voorwaarden. ZKA Consultants & Planners BV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

ZKA Consultants & Planners BV gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken. 

Websites

Het is mogelijk om op de website van ZKA Consultants & Planners BV een contactformulier in te vullen. ZKA Consultants & Planners BV gaat met deze gegevens in een beveiligde omgeving te werk. Het HTTPS adres is gecertificeerd en via het ‘groene slotje’ in de adresbalk is het zichtbaar dat men zich bevindt in een beveiligde omgeving. 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Opdrachtgever heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft Opdrachtgever het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door ZKA Consultants & Planners BV en heeft Opdrachtgever het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat Opdrachtgever bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van Opdrachtgever beschikken in een computerbestand naar Opdrachtgever of een ander, door Opdrachtgever genoemde organisatie, te sturen.

Opdrachtgever kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar w.vaessen@zka.nl. 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door Opdrachtgever is gedaan, vragen wij Opdrachtgever een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

ZKA Consultants & Planners BV wil Opdrachtgever er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons. 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

ZKA Consultants & Planners BV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via w.vaessen@zka.nl

Onderzoek onder respondenten

ZKA Leisure Consultants (ZKA) is een onderzoeks- en adviesbureau en maakt onderdeel uit van Seinpost Adviesbureau BV. Opdrachtgevers komen bij ons met een bepaalde vraag. Deze vraag bakenen we af en we stellen een onderzoeksaanpak op. Het kan zijn dat het uitvoeren van onderzoek onder respondenten met behulp van een online vragenlijst onderdeel is van zo’n onderzoeksaanpak. Onderzoek onder respondenten komt binnen ons bureau op twee manieren voor:

  1. Onderzoek onder consumenten;
  2. Onderzoek onder bedrijven.

In het eerste geval, onderzoek onder consumenten, is het voor het doel van het onderzoek niet relevant om over persoonsgegevens te beschikken, te bewaren en/of te bewerken. Verspreiding van de online vragenlijst vindt plaats door het delen van een algemene link. Voor de verspreiding hebben wij dus geen persoonsgegevens nodig. Deelname aan dit type onderzoek is anoniem. Bij dit type onderzoek verwerken wij dus geen persoonsgegevens.

In het tweede geval, onderzoek onder bedrijven, gaat het om een aantal specifieke producten van ZKA, zoals de (vitaliteits)monitors en structuuronderzoeken. Hiervoor geldt:

  1. Bij deze typen onderzoeken gebruiken we bedrijfscontactgegevens om de online vragenlijst gericht te versturen naar bedrijven (per e-mail en/of telefonische verspreiding). Het gaat hier dus om business-to-business. We verkrijgen deze bedrijfscontactgegevens (bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en contactpersoon) via onze opdrachtgever (doorgaans een gemeente of RBT).
  2. We zijn ons er van bewust dat in het geval van bv. eenmansbedrijven, de bedrijfscontactgegevens in feite persoonsgegevens zouden kunnen zijn. Het is niet ons doel om persoonsgegevens te verzamelen of te verwerken. De bedrijfscontactgegevens behandelen we dus ook als zodanig (zijnde contactgegevens van bedrijven). Wel gaan we met deze gegevens net zo voorzichtig om als ware het persoonsgegevens, zie hiervoor punten e) en h).
  3. Omdat het voor de bedrijven niet verplicht is om mee te doen aan ons onderzoek, is het voor bedrijven mogelijk om zich af te melden voor het onderzoek. Dit houdt tevens in dat ze zich voor eventueel vervolgonderzoek afmelden. We houden hiertoe een lijst bij van de bedrijfsnamen en de vestigingsgemeente. We delen deze lijst niet met derden, ook niet met onze opdrachtgever.
  4. Tijdens de analysefase van het onderzoek kan het nodig zijn om bij het bedrijf terug te komen op de gegeven respons (bv. indien deze onduidelijk is of verschillende antwoorden elkaar tegenspreken). Hiertoe vragen we aan het einde van de vragenlijst om de contactgegevens van de respondent. Op dit punt in ons onderzoeksproces verzamelen we dus persoonsgegevens. We vragen de respondent naar de naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer. Alle respondenten staat het vrij om geen, één of meerdere van deze velden in te vullen. Omdat het hierbij gaat om persoonsgegevens, staat boven deze invulvelden uitgelegd waarom we naar deze gegevens vragen, wat we met de gegevens doen, hoe lang we de gegevens bewaren en dat het de respondent vrij staat om deze gegevens wel of niet met ons te delen;
  5. Voor het versturen van de online vragenlijst maakt ZKA gebruik van de diensten van een online enquêteomgeving. In het online enquêteprogramma programmeert ZKA allereerst de vragenlijst(en) voor desbetreffend onderzoek. Vervolgens worden de bedrijfscontactgegevens ingeladen zodat de uitnodigingsmail en eventuele remindermail(s) gegenereerd en verstuurd kunnen worden via de online enquêteomgeving. De respons wordt verzameld in de online omgeving van ZKA binnen online enquêteomgeving, welke ZKA kan inzien en kan downloaden in Excel-bestanden ten behoeve van de benodigde analyse voor desbetreffend onderzoek. De Verwerkingsovereenkomst en het privacy beleid van de online enquêteomgeving is conform de AVG-wetgeving en worden door ons erkend. ZKA evalueert jaarlijks bij de verlenging van het abonnement of deze nog steeds voldoen aan onze eisen en, daarmee, of wij gebruik kunnen blijven maken van de diensten van de online enquêteomgeving.
  6. De onder punt d) genoemde persoonsgegevens bewaren we tot maximaal 30 dagen na de oplevering van het definitieve eindrapport. De persoonsgegevens staan op twee plekken opgeslagen, namelijk in de online enquêteomgeving (als onderdeel van de respons op de vragenlijst) en in de Cloud (in de gedownloade responsbestanden en onze analysebestanden). Daarom verwijderen we uit de online enquêteomgeving de vragenlijst en uit de genoemde bestanden de betreffende kolommen.
  7. Voor het telefonisch benaderen van respondenten kan ZKA ertoe besluiten om gebruik te maken van projectassistenten. Indien bij onderzoeken sprake is van persoonsgegevens zijn de projectassistenten in dienst van ZKA en vallen daarmee onder dit privacy beleid. Voor deze typen onderzoeken is voor de projectassistenten een specifieke werkinstructie opgesteld. Omdat we werken met bedrijfsgevoelige informatie (bv. bezetting, bedrijfsprestaties) vinden we het ook belangrijk om dit te beschermen. Daarom versleutelen we de respons- en analysebestanden. De codes voor deze versleuteling worden op een afgeschermde locatie in de Cloud bewaart. ZKA heeft twee personen aangewezen die toegang hebben tot deze locatie en daarmee de codes.
  8. Om overzicht te bewaren over de onderzoeken onder respondenten die wij uitvoeren houden wij een onderzoekenregister bij. Hierin houden we tevens bij of de persoonsgegevens, indien deze verzameld worden, tijdig zijn verwijderd.

ZKA Consultants & Planners BV

’s-Hertogenbosch, 25 mei 2018